Implementácia CRM systému pre CONTAL OK

Firma Contal s.r.o hľadala CRM systém na mieru na zlepšenie obchodnej činnosti a previazať túto obchodnú príležitosť s Partnerom. Následne, na základe parametra Partner vyhodnotiť zoznam Príležitostí, ktoré išli cez daného partnera. Toto isté bolo nutné urobiť aj pre modul Projekty, resp. vytvoriť závislosť aby sa pri vytvorení Projektu z Obchodnej príležitosti načítalo do projektu aj pole Partner. Cieľom tohto projektu bolo vytvoriť prehľadnú evidenciu Obchodných prípadov, Projektov a v neposlednom rade aj Riešenie požiadaviek (Ticketov).

Novým modulom v tomto projekte bol modul Partner, ktorý obsahuje základne informácie (adresa, telefón či email), ako aj fakturačné údaje, ktoré sa neskôr využívajú resp. kontrolujú v celom CRM systéme. K Partnerovi sa vzťahujú všetky dôležité záznamy v obchodnom procese (príležitosti, Projekty, Organizácie, Zmluvy, Objednávky a Cenové ponuky).

V druhom kroku sme upravovali modul na tvorbu a evidenciu Cenových ponúk.  Požiadavky na daný modul boli vcelku jednoduché:

• vytváranie Cenovej ponuky bez položiek
• automatický číselník ponúk
• ďalšie dúležité polia: Organizácia, popis, dátum vystavenia, dátum platnosti ponuky
• možnosť vkladania súborov

Samotný Vtiger CRM systém obsahuje modul na tvorbu Cenových ponúk, ktorý ale vytvára ponuku na základe pridávaných Produktov a Služieb. Keďže firma Contal nepotrebovala takúto podrobnú evidenciu, tak sme sa rozhodli pôvodný modul deaktivovať a urobiť kópiu na ktorej sme potom robili požadované úpravy, aby sme dosiahli požadovanú funkcionalitu a to hlavne evidovať Cenovú ponuku bez položiek, ale s výslednou Cenou bez DPH. V rámci úpravy tohto modulu sme ho prepojili s Príležitosťami, doplnili sme reláciu na Partnera. Zákazník si taktiež v tomto module vedie evidenciu provízie pre Partnera.

Ďalšou úpravou prešiel modul Prijaté objednávky. Požiadavky na tento modul boli podobné ako pri tvorbe Cenových ponúk:

• tvorba a evidencia vystavených objednávok
• automatický číselník odoslaných objednávok
• dôležité polia : Organizácia, popis – možnosť vložiť tabuľku s položkami, dátum vystavenia, požadovaný dátum dodania
• možnosť vkladania súborov

Keďže samotný Vtiger CRM obsahuje modul Prijaté objednávky, realizovali sme to podobne ako pri Cenových ponukách, vytvorením kópie už existujúceho modulu. Následne sme urobili pár malých požadovaných úprav. Doplnili sme prepojenia na Cenovú ponuku a Projekt. Týmto prepojením si zákazník jednoducho eviduje z akej Cenovej ponuky sa daná Objednávka realizuje a s ktorým Projektom je prepojená. Ďalej sme doplnili pár polí na vyčíslenie hodnoty Objednávky (Cena bez DPH a Čiastočné plnenie bez DPH).  Pole Zostávajúce plnenie bez DPH je vypočítané automaticky ako Cena bez DPH – Čiastočné plnenie bez DPH, to všetko je jednoducho a prehľadne nastavené pomocou Vtiger nástrojov a výpočty sú definované pomocou Workflow procesov.

Ďalším bodom, ktorý sme upravovali bol modul Projekty. Pre potreby zákazníka bolo nutné vytvoriť pár nových polí a nové prepojenia medzi modulmi, ktoré špecifikujú obchodný proces zákazníka. Jednou z požiadavok  bolo do formulára Projektu aj doplnenie osoby, ktoré sú súčasťou realizačného tímu – interní riešitelia aj kontakty zákazníkov.  Taktiež bolo pre nášho zákazníka dôležite sledovať finančné hodnotenie celého projektu. Pre tieto potreby boli vytvorené polia Plánovaný rozpočet projektu, Čerpaný rozpočet, Zostatok rozpočtu. Hodnota Čerpaný rozpočet sa vypočítava ako suma všetkých projektových úloh priradených k danému projektu. V projektovej úlohe treba zadefinovať Odpracované hodiny (Počet jednotiek) a Cena za jednotku. CRM Systém automaticky vypočíta Celkovú cenu úlohy a aktualizuje pole Čerpaný rozpočet v príslušnom projekte. Na základe hodnôt Plánovaný rozpočet projektu a Čerpaný rozpočet systém automaticky vypočíta Zostatok rozpočtu.

Posledným bodom úpravy CRM systému v tomto projekte bola evidencia Požiadaviek (Tiketov) od zákazníkov. Vo finále sme nainštalovali Zákaznícky portál, pomocou ktorého sa môžu so zákazníkmi riešiť individuálne požiadavky, komentáre a história riešenia problémov.