Implementácia Vtiger CRM pre ESET s.r.o.

Firma ESET hľadala systém na zlepšenie evidencie svojich Partnerov a ich Marketingových aktivít. Cieľom tohto projektu bolo vytvoriť prehľadnú evidenciu všetkých Partnerov, ktorý budú mať svoj vlastný prístup do systému v ktorom budú môcť robiť len požadované akcie. Keďže celý tento projekt sa „točí“ okolo Partnera, tak sme celý systém museli preprogramovať a taktiež sme tento systém pomenovali ako PRM teda CRM (Customer relationship management) sa zmenil na PRM (Partner relationship management). Ako sme sa neskôr dozvedeli, tak firma ESET si v prvom kole dala vypracovať analýzy, ktorý z aktuálnych Open Source produktov je najvhodnejší pre ich realizáciu. Ako víťaz sa stal Vtiger CRM Open Source. Následne si u inej spoločnosti dala firma ESET vyhľadať najvhodnejšieho implementátora pre daný CRM systém, no a s potešením a taktiež s hrdosťou musím povedať že víťazom sa stala naša spoločnosť. Teda po úvodných analýzach potrieb a nespočetnej komunikácii nasledovala fáza definovania a plánovania projektových úloh.

Hlavnou entitou v tomto projekte je modul Partner. Ten obsahuje základne informácie, ktoré sa neskôr využívajú resp. kontrolujú v celom PRM systéme. K nemu sa vzťahujú všetky záznamy vytvárané v PRM systéme a každý Partner môže vidiet/ditovať len svoje dáta. Teda v tomto projekte bola kompletne upravená logika prideľovania práv Vtiger CRM systému ako aj automatické prideľovanie záznamov na Partnera na základe definície regiónu v ktorom pôsobí. V module Partner sme taktiež vytvorili nový modul pre evidenciu jeho pobočiek a možnosť pre Partnera (teda nielen admin usera) pridávať užívateľov, ktorý majú potom prístup do systému.

Keďže firma ESET má množstvo Partnerov a tí majú svoje vlastné webstránky, vlastné registračné formuláre a teda nebol globálny prehľad o množstve získaných Leadov.
Získavanie Leadov je teraz možné

• priamo z webstránky – prepojenie webstranka a webforms Vtiger CRM
• importom csv súboru – na základe rôznych konferencií, podujatí sa dá získať databáza leadov
• automatickým importom pomocou API rozhrania – pripravili sme bránu s ktorou komunikujú Partneri a vedia okrem iného aj vytvoriť Leada

Pri každom type vytvorenia záznamu je aplikované pravidlo, že Lead bude pridelený Partnerovi na základe jeho krajiny pôsobenia. Nastavenie notifikácii pre Partnerov aby boli informovaný o novovytvorených Leadov. Každý z Leadov potupne rôznými stavmi ( New, Contacted, Trial generated, Trial activated, Purchase, Unsuccessful / Invalid). Pri stave Purchase je používateľ nútený zadať Licenčný klúč, následne co sa systém pripojí na systém pre kontrolu a správu licencií a automaticky doplní požadované hodnoty.

Jeden z najdôležitejších modulov pre plánovanie a kontrolu samotných marketingových aktivít Partnera. Hlavným bodom je veľmi dôsledná viacúrovňová kontrola porovnania plánovaného a skutočného rozpočtu a dodržania nastavených pravidiel. V tomto module sme nastavili desiatky dynamických podmienok kedy má byť niektoré pole skryté, needitovateľné alebo dokonca povinné pre rôzne typy prihlásených užívateľov. Iné práva na daný záznam má používateľ na strane ESETu a na strane Partnera. Taktiež sme pomocou Workflow managementu nastavili desiatky notifikácia pre každý stupeň schválenia, či už ako notifikácia pre aktuálnu rolu že bola daná aktivita schválená, alebo ako upozornenie pre nadriadenú rolu že má vykonať, resp. skontrolovať danú marketingovú aktivitu a samozrejme nakoniec o každom kroku je informovaný aj Partner. Kombináciou týchto procesov sme vytvorili komplexný systém riadenia marketingových plánov a kontrolu ich splnenia.