Zapnutie alebo vypnutie pravidiel hľadania duplikátov v CRM systéme
Nastavenie správnej kontroly duplicitných záznamov trvá určite kratší čas ako čas, ktorý sa minie na riešenie vzniknutého problému. Rovnaký Jožko Mrkvička, ktorý sa napríklad objavuje dvakrát v predajnom procese, môže vyústiť do toho, že dvaja predajcovia sa budú snažiť vyhrať obchod toho istého potenciálneho zákazníka. Mnoho duplicít sa dokáže nakoniec objaviť a správne upraviť ale mnoho duplicitných záznamov zostáva neobjavených a takmer vždy sa dostanú do dôležitých, ale bohužiaľ nepresných reportov a zoznamov.
Aby sa obmedzil počet duplicitných záznamov a z dôvodu zachovania integrity údajov v CRM systéme je vhodné nastaviť pravidlá hľadania duplikátov. Tieto nastavenia nájdete v hlavnom menu kliknutím na:
- Nastavenia > Nastavenie CRM > Správa modulov > Nastavenia formulárov
- Následne si hore vo výbere zvolíme CRM modul pre ktorý chceme nastaviť kontrolu duplicitných záznamov (napr. Organizácie)
- klikneme na záložku Duplicate Prevention
- Zaškrtnite alebo zrušte kontrolu duplicít nastavením políčka Enable duplicate check
- Po zapnutí hľadania duplikátov pridajte do textového poľa maximálne tri polia, ktoré spolu tvoria jedinečný záznam. Môže to byť napríklad jedinečné číslo záznamu, priezvisko a meno alebo priezvisko a meno organizácie
- Nastavte jeden z troch spôsobov, ako by ste chceli, aby Vtiger CRM spracovával duplikáty, ktoré nájde, keď sú záznamy pridané do Vtiger aplikáciou tretích strán
- Preferovať najnovší záznam [Prefer latest record] – Najnovšie upravené údaje sa zachovajú
- Preferovať interný záznam [Prefer internal record]- Existujúci záznam sa zachová tak, ako je
- Preferovať externý záznam [Prefer external record]- Údaje z externej aplikácie sa skopírujú
CRM systém teraz kontroluje duplikáty, keď používateľ zadá alebo aktualizuje záznam, počas importu údajov, alebo počas synchronizácie z aplikácie tretej strany. Duplikáty sa nehľadajú, keď používateľ zlúči dva záznamy, alebo aktivuje odstránený záznam z koša.
Ak CRM systém obsahuje príliš veľký počet záznamov, hľadanie duplikátov môže trvať dlhú dobu a môže negatívne ovplyvniť výkon celého CRM systému.
Vyhľadanie a zlúčenie duplicít v CRM systéme
Zabudli ste aktivovať kontrolu duplicít alebo iným spôsobom Vám vznikli počas práce s CRM systémom duplicitné položky? Nezúfajte, vo Vtiger CRM je možné ich jednoducho nájsť a zlúčiť. Slúžia na to dve funkcie Nájsť duplicity a Zlúčiť záznamy. Tieto funkcie sa nachádzajú v každom module. Vyhľadávanie duplicít je podrobne popísané v našom CRM návode. Pre manuálne zlúčenie záznamov prejdite napríklad do zoznamu Organizácií. V zozname Organizácii si zaškrtnite tie záznamy, ktoré chcete zlúčiť. Následne v položke Viac vyberte možnosť Zlúčiť záznamy. Po potvrdení tejto voľby sa zobrazí formulár, v ktorom je potrebné zadefinovať hodnoty, ktoré si želáte zachovať. Kliknutím na tlačidlo [Zlúčiť] dôjde k zlúčeniu označených záznamov do jedného. Do zlúčeného záznamu sa presunú zvolené informácie ako aj všetky súvisiace informácie z duplicitného záznamu. Duplicitný záznam bude následne odstránený a teda v CRM systéme Vám ostane len jediný kontakt bez duplicít.
Máte nejaké otázky týkajúce sa duplicitných záznamov, alebo chcete hovoriť o ďalších požiadavkách, ktoré vám bránia v plnom využití vášho CRM systému?
Napíšte nám komentár alebo nám pošlite e-mail na adresu info@its4you.sk a v našom ďalšom príspevku by sme mohli popísať riešenie vášho problému.
Pridaj komentár