Ako jednoducho a správne faktúrovať pomocou Vtiger CRM

Pomocou systému Vtiger CRM sa dá jednoducho zaznamenať a archivovať celý predajný proces. V tomto článku si ukážeme ako sa dá jednoducho a efektívne faktúrovať pomocou CRM systému. Taktiež si ukážeme možnosť ako vytvárať Zálohové faktúry a účtovne korektne evidovať daňový doklad k prijatej platbe. Vzhľadom na to že Vtiger CRM systém nie je primárne určený na fakturáciu na našom trhu tak pre celkový proces je nutné mať nainštalované naše doplnky:

Po nainštalovaní modulu Zálohové faktúry sa automaticky vytvoria záznamy potrebné pre správne fungovanie celého fakturačného procesu:

• Preddavok – slúži ako služba na preddavkovej/zálohovej faktúre
• Daňový doklad k prijatej platbe – text (v našom prípade Služba), ktorá je potrebná pri zaevidovaní platby k Zálohovej faktúre
• Uhradené zálohou – Služba ktorá definuje sumu uhradenú Zálohovej faktúre

Na začiatku celého procesu obdržíte Objednávku od svojho odberateľa. Túto Objednávku si pomocou Vtiger CRM viete zaevidovať v module Prijaté objednávky (Sales Order). Povedzme že ide o napr. implementáciu informačného systému v celkovej sume 6 000 EUR s DPH. Teda vytvoríme si Prijatú objednávku, definujeme Odberateľa, Stav a ďalšie potrebné údaje pre uloženie Objednávky v systéme. Definujeme položku a Celkovú cenu diela.

V prípade ak predpokladáme, že celá implementácia (alebo akékoľvek dodanie Služby) bude trvať dlhší čas a Vy od Objednávateľa požadujete zaplatiť zálohu ešte pred začatím prác, tak je nutné vystaviť a zaslať Vášmu Objednávateľovi Zálohovú faktúru v dohodnutej výške. V CRM systéme nájdeme konkrétnu Objednávku, alebo vytvoríme novú a v detaile  Objednávky klikneme na ikonu Viac a zvolíme možnosť „Vytvoriť zálohovú faktúru – preddavok“.

Po kliknutí vyskočí dialógové okno, ktoré nám v hornej časti dodatočne zobrazuje základné informácie o Objednávke ako je Cena bez DPH, DPH a Celkom s DPH. V druhom bloku máme prehľadné informácie o vytvárajúcej sa Zálohovej faktúre. Keďže Zálohová faktúra slúži najme ako podklad k platbe, tak nie je nutné uvádzať všetky položky z objednávky. Ako položka postačí napísať jednoducho „Preddavok“. Môžete taktiež definovať typ akým sa má vypočítať cena preddavku. Buď ste dohodnutý s Vašim odberateľom na pevnej cene, v našom príklade napr 3000 EUR, alebo ste dohodnutý na percentuálnej platbe z celkovej sumy diela. Potom zvoľte druhú možnosť, zadajte percento a systém Vám automaticky vypočíta sumu. V našom prípade sme boli dohodnutý na preddavku 3000 EUR  teda do políčka Preddavok celkom vpíšeme sumu 3 000. Všimnite si, že CRM systém sám prepočíta Cenu bez DPH a samotné DPH.

Po kliknutí na Vytvoriť sa v CRM systéme automaticky vytvorí Zálohová faktúra s jednou položkou Preddavok a definovanou cenou. Túto faktúru si potom viete v CRM systéme vygenerovať do .pdf formátu a priamo poslať na mailovú adresu objednávateľa.

Ak Vám tento preddavok Váš objednávateľ uhradil a ak ste platiteľom DPH, tak máte povinnosť do 15 dní od prijatia zálohy daný preddavok zdaniť. Príjem platby si dokážete zaevidovať pomocou nášho doplnku Pokladňa.  V Informácii o platbe definujete Názov platby, sumu a dátum úhrady Vašej zálohovej faktúry. Ak daný modul nemáte a nechcete ho používať existuje jednoduchšie riešenie ako zaevidovať úhradu a to je priamo vo formulári pre vytvorenie Zálohovej faktúry do spodného políčka Uhradené vpísať uhradenú čiastku. Tento spôsob je síce rýchlejší ale pri ďalšom procese nám budú chýbať údaje ako je dátum úhrady a tieto si potom budete musieť manuálne vpísať.

Po zaevidovaní platby od zákazníka k Zálohovej faktúre Vám CRM systém automaticky ponúkne možnosť vystaviť Daňový doklad k prijatej platbe.

Vytvoriť Daňový doklad k prijatej platbe máte možnosť urobiť aj neskôr a to kliknutím na button v detaile Zálohovej faktúry ku ktorej je evidovaná prijatá platba.

Faktúru, teda daňový doklad k prijatej platbe vystavíme do 15 dní od úhrady Zálohovej faktúry a ako Dátum dodania uvedieme deň inkasa platby. Ak ste platbu k Zálohovej faktúre zaevidovali pomocou modulu Pokladňa, daný dátum sa Vám automaticky preplní, ináč ho musíte sami správne zadefinovať a uložiť danú Faktúru. Dátum splatnosti je nepodstatný, keďže daná Faktúra už bola uhradená. Vložte aktuálny dátum, teda deň vystavenia Faktúry. CRM systém vytvorí ostrú Faktúru s popisom Daňový doklad k prijatej platbe a správnym rozdelením DPH čiastky.

Po dokončení diela je potrebné vystaviť vyúčtovaciu faktúru. Stačí ak nájdete príslušnú Objednávku alebo Faktúru – Daňový doklad k prijatej platbe. V detaile príslušného záznamu kliknite na Vystaviť Vyúčtovaciu faktúru. CRM systém Vám opätovne vygeneruje a preplní všetky požadované údaje pre správne uloženie Faktúry. Systém automaticky preplní položky z pôvodnej Objednávky a odpočíta uhradený preddavok. Výsledkom čoho je správne zaevidovanie DPH pre prijatú zálohu ako aj správne vypočítané DPH vo vyúčtovacej Faktúre.